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办公室有有的人喜欢频繁用单位打印机打印私人

- 编辑:蒙特卡罗世界十大赌城 -

办公室有有的人喜欢频繁用单位打印机打印私人

问:办公室有有的人喜欢频繁用单位打印机打印私人材料,该如何管理?

只要不是太过分的,还是算了吧。

花人力物力去做这方面管理有些得不偿失。

其实我就是用单位资料打印私人材料的那位,但是我都是帮别人打印私人资料!

现在的学校都不发材料了,试卷作业什么的全发家长群里面,让打印出来,自从同事的孩子上学之后,经常都要打印。他们的工作岗位有的没电脑,有的有电脑但是没有连接打印机,没有经常接触给他们用我的电脑打印也不会打,所以“精通”电脑的我就成为了“众矢之的”!

开始他们还有些不好意思的让我帮打印,后面就直接转发到我微信让我打印了。

公司平时一张A4纸张得用三次,正面一次,背面一次,双面都用过的收集起来,拿到工厂再用一次,虽然本质上是为了省钱,但是也为环保做了贡献不是!

所以每次让我打印,我都很烦,他们就一个转发,我还要再电脑登录微信,有时候给的链接要去下载,为了节约用纸,多了还要排版,还得等领导不在的时候打印,做贼一样的,我到是希望公司管理起来,打印个人资料收费什么的,那样就可以名正言顺的使用公司资源。

但是想想打个100页也就是不到十块钱成本,一年也不可能打这么多吧,毕竟大家都在为公司贡献,就当福利好了!

太过频繁的可以口头上说一声,看看他们打印的是什么,打电子书就过分了,要是打印学习资料还是可以原谅的!毕竟天天打私人材料的也不会很多。信息时代打印机使用量已经很少了不是?

这就是国内职场文化与西方职场文化的差异。我们公司与英国等国家都有合资公司,举一个英国合资公司的例子,中英双方的职员公私文化的差异就非常大。

英国职员的手机,是两部,一部是自己的私人手机,一部是公家手机。不能用公家手机打私人电话,比如你休年假,就把公用手机交给审计部门审计,检查他的业务往来。人家非常接受。但是国人的“公私文化”不是非常分明。

国人用公司资源办私事,这是习以为常的,甚至被人认为是一种本事,占公家便宜,没有觉得是可耻的,反以为荣的。白占谁不占?所以,用公家的复印机和复印纸,这都是最小的占便宜了,既然公司没有人管理,你何必在乎呢?老板都不管,你瞎操心干嘛呢?举一个例子:复印一张纸5毛钱。如果员工到外面复印,是不是影响工作时间呢?

第一,如果公司没有公私分明的文化,就不用管理,否则就得不偿失。

国人在骨子里,就认为一些公共资源是一种固化的福利。比如,电脑、上网、复印机、传真机、电话、食堂、公务车以及公共资源办家务事,等等。这些都是工作中的附加值,附带福利。你从严之后,让职员感觉被剥夺了固化福利。心情不好,影响工作。

第二,要学会算大帐。

有一次,我们领导发飙要管理复印机,不要多复印,考核每个人的耗纸量,并与工资绩效挂钩。结果,很多职员干脆不打印资料了,让领导很不方便,为了节约一点纸钱,却浪费了大量汇报沟通的资源。

第三,如果要抓复印机这点小事,要从培育公私文化开始抓。

如果上级不带头执行,不带头营造公私分明的企业文化,这个文化就不可能落地。只准州官fh,不准百姓dd。因为很多上司用公家资源办私事的职务消费太多了。凭什么要求员工用几张纸?如果上司不带头,员工心里能服气吗?如果员工心里不舒服,带来的消极情绪,造成的损失远远大于几张复印纸吧。

如果真的想管理,办法有很多。

控制打印纸

如果是每个人的电脑都连了打印机的情况下,就从控制打印纸下手。打印纸不要敞开放在打印机上,由指定人员管理,员工打印,需要到指定人员处领纸打印。这样员工就不好意思频繁去领纸。久而久之就会减少打印私人材料的次数。

用公共电脑连打印机

不要把每个人的电脑都连上打印机,用一台公共电脑来连打印机,员工打印的时候,需要把文件先传到这个公共电脑上,然后在公共电脑上打印。这台公共电脑可以放在前台,或者是员工比较多的地方,这样某些喜欢打印私人材料的员工也就不好意思堂而皇之的频繁打印私人材料了。

使用一体打印机

之前我在一家香港公司,使用的是一体打印机,每个人的电脑连了打印机后,可以根据这台电脑的IP地址查出一个月内打印了多少数量,IT会把这个数量每个月导出一次给到hr,从而分析哪些人打印东西比较多,而且每个人打印的数量每月配额是有标准的,超过了这个标准就是有问题的,需要做出解释,所以每次我们打印也都是小心翼翼。更不敢频繁打印私人材料。

发公文警告并说明处罚措施

管理的手段之一就是处罚,发现一次罚款多少钱,如果能执行一定可以减少频繁打印私人材料,毕竟钱的威慑力还是很大的。

总结

偶尔打一次私人材料是可以的,但如果频繁打印,那就需要管理,毕竟办公用品的成本积少成多也是一笔不少的费用。成本控制很重要。但最为管理者一定要以身作则,这样下属才能认真执行。

人性化与严格管理的矛盾就在于如何处理个人与公共的界限!

偶尔有个人的东西比如身份证之类的打印复印一下,应算合理,也是管理的人性化。

不过如果这样的小福利如果成了个人的免费无限供给,就会带来模仿、攀比,甚至造成界限的模糊和消失,既是单位的经济损失,也是个人不良观念和做法的开始,对后续的职业发展造成误导。

至于管理,是否可以考虑几个做法:


1、打印机耗材包干

核算单位正常的打印量,核定对应的耗材费用,包干到打印机的管理人,超额自付。

我以前碰到过有人把500多页的学习教材电子版为自己的亲戚打印成册的,包干后没人这么干了。


2、履行登记手续

是个人都嫌麻烦,每次打印都要登记打印的内容、数量、用途的话,大部分人会不好意思把个人的东西拿去登记和打印的。


3、如果不保密,考虑把打印外包

我以前在异地办事处的时候,就把打印工作外包给办公楼下的打印复印店,按月结算,每次打印都要登记什么人、什么时候、打印什么内容和多少数量,结算时要复核相关内容和数量,他们对有怀疑的内容会确认或者留底,结算时如果确认是个人的东西,就会由个人买单。

4、内部核算

办公用品内部核算,根据各种用量内部计价,算入部门的绩效成本中,直接影响部门的整体考核,关系每个人的钱包,虽说钱不多,但是也会有人站出来对不良行为说不的,谁也不愿意长期为别人的行为买单不是?


其实,关键就在于界限!

相对于铺张浪费,单位员工利用一下单位资源其实也没有什么,应该大气一点。太小气太抠门没有格局,也不会发展。

八十年代BB机让人们腰缠万贯大肆炫耀一番,BB机一响就到处找公共电话亭回复电话。接着大哥大普及开来,固定电话也蔓延开来。

单位转总机的手摇式电话机逐渐被台式电话机普遍替代,一个单位每个科室都有几部电话机。只要限制打国际长途,市内电话任由你员工打,还提供给无关人员使用。当然也会出现个别煲电话粥的,一打就好几个钟,但被手机取代,也没有谁会拿起电话说个不停。

医院病历一小本统一改为一大本A4纸,绝大部份门诊病历用上一两次就扔掉。铺张浪费不是一般的触目惊心!一本病历需要砍多少树?没有人统计,就是因为太贱,只需两块钱。

打印机复印机普及,方便了许多包括单位员工和办事群众。举手之劳,方便别人就是方便自己。尤其是民众办事,你一句话足能让人家跑断腿。身份证去复印一下下,究竟是多少下不知道也不敢多问,找个复印店也不容易。然后,毕业证也去复印一下……

单位打印机复印机可以解决许多根本性的问题,单位一上来就用激光打印机,而成批购置打印机接下来是维护更换硒鼓的问题。如果一年用一两次,放着放着就坏掉了,所以,机器需要使用才有价值,才能产生效益。

纸张等消耗品,可以提倡双面打印,更可以免介质存储。恰到好处地利用单位优质资源,其实也是一大学问。比如借鸡生蛋,利用单位打印机打印一点子女功课练习题。万一孩子考上世界名校,打印机也功不可没,单位脸上有光还额外几万元鼓励奖励金。

就像手机充电,把所有电源插头都控制起来,不允许利用单位充电,尽管可以为单位节省几块钱电费,却在别的地方成百上千地铺张浪费,不划算。

所以说,单位资源大方地提供给员工,员工反而感激由发为单位创造更多财富。

有一句话叫“便宜不占白不占”,公司没有任何相关规定,或相关规定不落实,就会有人钻空子。

有一个人钻空子没人管,两个人钻空子没人管,就造成很多人都钻空子。最终导致公司的成本被损耗。


想要解决这个问题,说简单也简单,说难也难,区别在于有没有人去监督、执行。给你三个步骤:

1、出台相关规定。

颁布一项新制度,或发一份通知,说明“公司所有人员禁止使用打印机打印私人材料,否则XXXX”。既然要整改,就要有相关惩罚,至于惩罚的轻重根据公司情况而定。太轻起不到效果,太重会吓坏员工。

2、严格治理一段时间。

既然出台了规定,就要有人去落实、执行、监督。一定要敢于惩罚,否则制度就会形同虚设。找一些敢唱白脸的员工去执行,只要严管3个月左右,那些钻空子的员工自然会学乖,毕竟他们也知道,这件事确实不太妥。

3、管理者要以身作则。

很多制度为什么无法落实,就是因为管理者先行违反。公司规定迟到扣50元,管理者迟到了不给钱;公司说办公室不让抽烟,管理者就在办公室抽烟;公司说上班不能玩游戏,管理者自己在办公室玩游戏,公司说不让打印私人资料,管理者偏偏打印私人资料,等等。那你觉得这个制度怎么落实?这种人治化管理,迟早会毁在管理层手里。所以管理者的综合素质非常重要。


总之,出了问题就要管,不管就会越来越糟糕,越不管就越难治理,恶性循环。

因此,一个好的行政人事部十分重要。他们会规范许多制度,而且敢于落实、敢于惩罚,还懂得做好员工关系,说明“我并不是针对你,我只是规范公司制度”。

小事不管,就会演变成大事,越到后面越难解决。

所以我建议,既然发现了问题,现在就开始整治吧,不然等到所有员工都在私用打印机时,你还怎么管理?


-End-

作者简介:重燃石,多年中小型企业高层管理,擅长向上管理、企业机制的构建、企业内部管理。关注我,和你分享职场小技巧,让你在职场中少走弯路。

很多员工都会遇到生活中私事要打印或者复印些东西,比如身份证、驾照、孩子的资料等等,尤其是孩子的资料,学校今天要求这样,明天要求那样。但一般量不会太大,比如可能就1张、2张,那还是睁只眼,闭只眼,就算了。

但是如果有些员工不自觉,不仅自己的还帮别人频繁打印各种资料,打印一次就几十张、上百张,那就需要进行管理。既然要管理,靠嘴上说,那是不行的,因为其中还涉及一个人情的问题,谁开口管,就容易得罪人,谁也不愿意出这个头,就制订制度,靠制度管人。

打印纸领取制度:各部门自行来登记领取打印材料,这样就会有数据掌控在手里,哪个部门打印纸使用数量远远高于其它部门、或某段时间使用数量远远高于平均数值,那就可以查验一下原因,排除部门工作性质需要打印大量的文件及某个特殊时期需要打印大量文件等原因除外,就可以看看是否为部门员工自行打印了大量私人材料。

打印登记制度:打印机集中在一个办公室,由办公室负责管理,联网进行打印,每个科室打印了都要集中来办公室登记打印内容,拿取打印资料,这样无形就多了一道办公室的监督流程,大家自然也不好意思经常频繁大量打印私人材料了。

配额制度:衡量每个科室的基础打印纸用量数据,每个月分配固定数额的打印纸,特殊情况增加配给,这样如果频繁打印私人材料,自然会造成科室纸张不够,影响大家正常工作,虽然大嘴上不说,但也知道是谁造成这样的结果,对于那个频繁大量打印私人材料的员工来说,也是一种舆论监督。

处罚制度:严禁打印私人材料,一经办公室发现就罚款。

没有什么管理制度是十全十美的,以上所有制度,如果员工真要钻空子,自然也能找到方法,只是有制度总能起到一定的制约效果,让员工明白公司是禁止做什么事情的,给员工一个警示,不敢明目张胆行事,一定程度上也能缓解这个问题。

每增加一种管理制度,就会无形中增加管理成本,这个就需要根据公司的情况来衡量,制定适合自己的,拿捏好其中的分寸。

用公司的打印机、复印机印点私人资料的情况很常见,但大多数的公司基本上都是闭只眼装不知道就行了,毕竟员工也是为了方便才在公司印的,外边印还得专门跑出去,在家又没有打印机、复印机什么的,在公司印大家肯定也是节约着来,个别人不节约那是素质问题,毕竟那种人是极少数的,犯不着为了个别人而专门制定个制度什么的。

最早的时候我们公司的复印机都是有密码的,每个部门都分配的密码,然后根据印的量来分摊费用,但是用不了多久基本上都知道某个部门密码了,并且也摊不了多少费用,几十上百元的没意思,员工不知道密码你还不让复印,又影响工作效率又得罪同事的,划不来,人事部还老得罪人,复印机还坏的特别快,坏了就没人管了,得人事部找人维修,就连那触摸屏都被人坐烂过,因为大的复印机在人事部门口放着了。

后来就给印量最大的两个部门各配备了一台复印机,连接着网线也能实现打印,维修、耗材费用就算自己部门的费用,其他印量少的部门配备的小型打印复印一体机,量少的时候也不愿意跑到别的部门去打印、复印去,偶尔去印个也是自带纸张,从此后复印机坏的少了,自己部门知道用的时候珍惜了,偶尔员工自己打印点自己的私人材料,也没什么不可以的,如果真要一次印几百张,他自己都会觉得不好意思的,给同事们留下占小便宜的印象,完全不值当。

总的来说,员工用公司的打印机印点资料很正常,大多数的公司也是默许了这个事情,就算是一个12A的硒鼓也能打印1500多张了,才不到100元,没必要为了这点事弄的员工间不愉快,就当是公司给员工的一点隐形福利吧。

这个问题问得非常好,不是抬杠哈,但是,咱们也实话实说,那对于企业管理者,喜欢频繁占用员工的私人时间来加班,还不给加班费的,这种,又该如何管理。

我知道这里说这个话不合适,但是,我是想表达的是,你公司,缺钱缺到这种地步吗,那公司企业占用员工私人下班时间还不给加班费的时候,怎么不想下合不合理,

事无巨细,别每件事都管得跟什么似的,这样你累,大家都累,而且你也管不了长久,除非你是一个监控设备,一直盯着。

但是说实在的,几张纸的事,有必要吗。

你盯得住一次,2次,3次,你这上班时间就在这盯着行了吗?

差不多得了,

看了几条都是凑字数的,我来分享下经验吧

这个要从行政制度和技术上两部分走

行政制度上要有规章可以依据,凡事有规定,讲到位,这样抓到了人,也避免没办法处罚。

技术上 大的一体机都可以外加刷卡装置 ,可以针对人一一对应打印计数和文件名的。

也可以通过打印后台软件,记录每个打印终端的计数。

再加上控制纸张就好了,但所谓水至清则无鱼,只要不要太过分,睁只眼闭只眼吧。

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